Kertas Kerja Pemeriksaan Bukan Diary

Perlu ada perubahan paradigma dalam menyusun kertas kerja (working paper, biasa juga disebut Kertas Kerja Pemeriksaan, selanjutnya disebut KKP). Hal ini perlu agar KKP dapat berdaya guna di kemudian hari. Perubahan yang saya maksud di sini adalah dalam hal berubah dari menganggap KKP sebagai catatan pribadi menjadi milik publik.

KKP bukan diary, dia adalah sebuah kertas kerja. Banyak KKP tidak bisa dipahami kecuali oleh pemeriksanya sendiri, dan Tuhan tentu saja. Memang sebuah diary dimaksudkan terutama untuk keperluan diri si penulisnya. Istilah-istilah yang ada di sana adalah istilah eksklusif yang hanya dipahaminya sendiri. Orang lain sangat mungkin tidak mengerti. Hubungan satu materi dengan materi yang lainnya tidak konsisten, bahkan tidak jelas. Kalau sudah begitu, yakinlah pembaca KKP yang lain bakalan kebingungan sendiri untuk memahaminya. Tentu saja ini tidak terjadi kalau pada saat membaca dibimbing langsung oleh pembuat KKP itu.

KKP yang seperti diary adalah self-oriented. Dia dibuat untuk penulisnya. Begitu KKP itu dibaca oleh orang lain, tidak banyak yang bisa diketahui, baik dari konten maupun alur berpikirnya. Hal ini karena pemeriksa beranggapan, KKP adalah rekam jejak pekerjaan yang telah dilakukannya.

Pandangan ini harus diubah. KKP akan dibaca oleh pihak lain yang memiliki wewenang untuk itu. Oleh sebab itu, sebelum menyusun lembar demi lembar KKP, tanyakan dulu pada diri sendiri, “pembaca bisa mengerti tidak ya tulisan ini ?” Jadi harus dibalik sudut pandangnya. Berangkatlah dari sisi pembaca dulu, bukan dari sisi diri sendiri. Dengan kata lain, readers-oriented.

Sebagai kesimpulan, menyusun KKP itu tidak beda dengan menyusun buku. Buku tentu ada pembacanya dan pembaca buku harus paham isi buku itu. Agar pembaca paham, tidak bisa tidak, tempatkan dulu diri kita di sisi pembaca. Perubahan ini adalah perubahan dari self-oriented ke readers-oriented.

Iklan

Tahun Baru, Harapan Baru

Malam itu saya masih merapihkan file-file di notebook saya yang mulai tidak tertata. Setelah sebelumnya saya menyusun target tahunan memasuki tahun baru. Saya keasyikan sampai akhirnya mendengar di luar rumah ada ribut-ribut. Itu suara petasan dan kembang api. Saya
lihat jam dinding, ternyata jam 00.00 persis. Saya ke luar, ke teras rumah, dan saya saksikan langit yang agak mendung itu penuh dengan kembang api. Nyala kembang api di Ancol cukup jelas terlihat dari rumah saya dibilangan Jakarta Pusat. Hari ini, saya baca di Media Indonesia, perayaan tahun baru kali ini di Jakarta adalah yang teramai dan teraman.

1 Januari 2007 jam 00.15. Saya baru saja beranjak mau tidur saat SMS dari teman saya muncul. Dia tulis : “New Year, New Vision, New Spirit, New Hope, New n Fresh !! All in NEW must be BETTER, do the BEST & Happy NEW Year 2007”.

Banyak orang menaruh harapan indah dengan bergantinya tahun. Datangnya tahun baru memberikan harapan baru. Rencana-rencana pun disusun untuk dicapai pada tahun ini. Mulai dari rencana yang terkait dengan pribadi, keluarga
maupun karir dan hubungan sosial.

Saya pun begitu. Malam itu saya juga menyusun target tahunan yang harus saya usahakan. Begitu bersemangat, sampai-sampai tidak terasa sudah hampir tengah malam. Begitu optimis, seakan semua target itu sudah di depan mata untuk segera
digapai.

Namun begitu, buat saya, tahun baru juga berarti berkurangnya jatah umur saya setahun. Entah kapan Allah SWT akan memanggil saya. Itu rahasia yang Allah SWT saja yang tahu. Sikap ingat umur seperti ini, saya rasa perlu untuk menyeimbangkan obsesi duniawi saya yang mendominasi rencana kerja tahunan saya. Dengan begitu, target juga diarahkan kepada perbaikan kualitas spiritual kita.

Duh, Deadline

“Saya gak bisa, saya lagi sibuk..”

“Maaf ya, saya enggak bisa ikut. Pusing nih, di kantor lagi banyak kerjaan..”

“Gue bisa gila nih. Enggak ada waktu istirahat sama sekali ..”

Komentar-komentar seperti ini banyak kita dengar dari teman-teman atau saudara. Sebenarnya hampir setiap orang akan bicara seperti ini bila sudah dihadapkan dengan deadline. Bila sudah dekat tenggat waktu, sementara penyelesaian pekerjaan lambat banget, yang bisa kita umpat adalah : “Gue benci deadline !!”

Bisa gak sih kita terhindar dari hal-hal seperti ini ?

Coba deh resep ini, siapa tahu bisa membantu :

1. Buat daftar rencana tindakan mulai dari awal proyek / pekerjaan / kegiatan sebanyak-banyaknya.

2. Saat membuat rencana tindakan biarkan saja pikiran kreatif kita melayang-layang mencari alternatif tindakan yang memungkinkan, walaupun kelihatan ganjil.

3.  Setelah semua list rencana itu selesai, edit. Yang kelihatan relevan, teruskan, sedangkan yang agak gak masuk akal hilangkan.

4. Edit sekali lagi. Siapa tahu ada yang masih perlu dihilangkan atau ada yang perlu ditambahkan.

5. Temukan tindakan-tindakan yang tinggi tingkat pentingnya. Prinsip Pareto mengajarkan kepada kita ada tindakan-tindakan tertentu yang punya kontribusi tinggi buat penyelesaian pekerjaan.

6. Susun list berdasarkan urutan pentingnya.

7. Ini yang yang tidak kalah penting : kapan mengerjakan tindakan-tindakan itu berdasarkan urutan pentingnya.

8. Dan terakhir, yang paling penting, adalah : eksekusi rencana itu. Rencana yang paling jitu sekalipun enggak bermanfaat kalau tidak dieksekusi.

Pola Kerja Orang “Pagi”

Pola kerja yang paling baik untuk tiap orang berbeda. Ada orang “pagi”, yaitu yang memiliki sumber “kekuatan” di pagi hari. Ada juga orang “siang”, “sore” dan “malam”. Bagus bila kita memahami dimana letak kekuatan kita yang terbesar berada. Setelah tahu dimana posisi kekuatan terbesar kita, lalu letakkanlah tugas paling penting pada saat itu.

Buat orang kantoran type “pagi” seperti saya ada beberapa tips yang mungkin berguna :
1. Segera kerjakan tugas-tugas penting (biasanya yang berat-berat) begitu kita sampai di kantor.
2. Jangan tergoda untuk melakukan aktivitas-aktivitas penyela, seperti baca koran, ngobrol, browsing dan lain-lain yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan kita. Ini bisa kita lakukan nanti siang.
3. Pada waktu kita ‘mentok’, kerjakan tugas penting lainnya dan sekali lagi jangan tergoda mengerjakan aktivitas penyela.
4. Istirahat siang, sebaiknya gunakan untuk istirahat, seperti makan siang, sholat zhuhur, baca koran, ngobrol, browsing, dll.
5. Antara jam 13.00 – 15.00, saat mulai mengendor kekuatan kita, pergunakan untuk mengerjakan aktivitas yang berguna tapi tidak memeras otak, seperti merapikan arsip, meja kerja, file-file di komputer, pekerjaan klerikal, menelepon klien, dll.
6. Habis Ashar sampai pulang kerja, saat yang tepat untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan penting berprioritas rendah, semisal menentukan tugas yang dikerjakan besok, meneliti pekerjaan yang sudah selesai, dll.